Welche Ausgaben kann ein Autónomo absetzen – und welche führen zu Problemen mit Hacienda?
Als Autónomo (in Spanien selbstständig Tätige/r) haben Sie zahlreiche Ausgaben: Telefon, Fahrzeug, Material, Miete, Software, Fahrten … Doch nicht alles, was mit der Arbeit zu tun hat, ist automatisch absetzbar.
Damit eine Ausgabe steuerlich abzugsfähig ist, muss sie mit der wirtschaftlichen Tätigkeit zusammenhängen, ordnungsgemäß in der Buchhaltung oder den Pflichtbüchern erfasst sein, dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden und ausreichend belegt sein.
Grundvoraussetzungen für den Abzug einer Ausgabe
In der Regel muss eine Ausgabe drei Bedingungen erfüllen:
- Sie hängt mit der beruflichen oder unternehmerischen Tätigkeit zusammen.
- Es liegt eine vollständige Rechnung auf den Namen des Autónomo vor.
- Sie ist ordnungsgemäß verbucht oder erfasst.
Ein Kassenbon oder ein Bankbeleg kann zwar belegen, dass eine Zahlung erfolgt ist, ersetzt aber nicht immer eine vollständige Rechnung. Deshalb sollten Sie bei Ihren Lieferanten eine Rechnung anfordern und prüfen, ob sie Name oder Firma, NIF (Steuernummer), Datum, Leistungsbeschreibung, Bemessungsgrundlage und Steuern enthält.
Übliche Ausgaben, die absetzbar sein können
Je nach Tätigkeit können zum Beispiel folgende Ausgaben abgesetzt werden:
- Miete für Büro, Kanzlei, Ladenlokal oder Halle.
- Versorgungsleistungen für die Betriebsstätte.
- Software und digitale Werkzeuge.
- Kosten für Beratung, Rechtsanwälte, Werbung oder Webdesign.
- Büromaterial und Verbrauchsmaterial.
- Versicherungen, die mit der Tätigkeit zusammenhängen.
- Beiträge als Autónomo.
- Berufliche Weiterbildung mit Bezug zum Geschäft.
- Personalkosten und Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter.
- Reparatur und Wartung beruflich genutzter Geräte.
Die Beiträge, die der Inhaber an das Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA, Sozialversicherungssystem für Selbstständige) zahlt, gehören zu den Betriebsausgaben – unbeschadet etwaiger Anpassungen durch die Neuberechnung der Beiträge.
Ausgaben, bei denen besondere Vorsicht geboten ist
Die meisten Fragen werfen Fahrzeug, Kraftstoff, Mobiltelefon, Bewirtung, Reisen und die Kosten einer teilweise als Büro genutzten Wohnung auf.
In diesen Fällen kann Hacienda (spanisches Finanzamt) verlangen, dass der Zusammenhang zwischen Ausgabe und Tätigkeit klar nachgewiesen wird. Es genügt nicht anzugeben, dass Fahrzeug oder Telefon beruflich genutzt werden: Bewahren Sie Rechnungen, Verträge, Terminkalender, Fahrtnachweise und alle Unterlagen auf, mit denen sich die berufliche Nutzung belegen lässt.
Außerdem müssen die Regeln für die IVA (spanische Mehrwertsteuer) und die IRPF (spanische Einkommensteuer) getrennt geprüft werden, da eine Ausgabe bei jeder Steuer anders behandelt werden kann.
Der häufigste Fehler: Abzug ohne Belege
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, alle Zahlungen vom Geschäftskonto anzusetzen, ohne vorher zu prüfen, ob sie absetzbar sind. Wer private und berufliche Ausgaben vermischt, riskiert bei einer Prüfung Korrekturen, Zinsen oder Sanktionen.
Am besten prüfen Sie die Unterlagen regelmäßig und warten nicht bis zum Quartalsende.
Wir helfen Ihnen, Ihre Ausgaben zu prüfen
Bei Lexum Asesores prüfen wir jede Ausgabe im Hinblick auf Ihre Tätigkeit und helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung geordnet und lückenlos belegt zu führen.
Haben Sie Fragen zu Rechnungen, Kraftstoff, Fahrzeug, Spesen oder Bürokosten? Kontaktieren Sie unsere Steuerberatung in Torrevieja – wir prüfen Ihre Situation, bevor Sie Ihre Steuererklärungen einreichen.