Які витрати autónomo може врахувати і які можуть спричинити проблеми з Hacienda?

Autónomo (індивідуальний підприємець, зареєстрований у соцстрахуванні Іспанії) має чимало витрат: телефон, автомобіль, матеріали, оренда, програми, поїздки… Проте те, що ви за щось заплатили у зв'язку з роботою, ще не означає, що ці витрати автоматично можна врахувати для зменшення податку.

Щоб витрату можна було врахувати для податку, вона має бути пов'язана з господарською діяльністю, правильно внесена в бухгалтерію чи обов'язкові облікові книги, віднесена до відповідного періоду і належно підтверджена документами.

Основні вимоги, щоб врахувати витрату

Як правило, витрата має відповідати трьом умовам:

• Бути пов'язаною з професійною чи підприємницькою діяльністю.
• Мати повний рахунок (factura), виписаний на autónomo.
• Бути правильно проведеною в обліку або записаною в книгах.

Чек чи банківська квитанція можуть підтвердити, що платіж здійснено, але не завжди замінюють повний рахунок. Тому варто просити в постачальників рахунок і перевіряти, щоб у ньому були ім'я чи назва компанії, NIF, дата, опис, оподатковувана база і податки.

Звичайні витрати, які можна врахувати

Залежно від діяльності можна врахувати, наприклад:

• Оренду офісу, кабінету, приміщення чи складу.
• Комунальні послуги для робочого приміщення.
• Програми та цифрові інструменти.
• Послуги консультантів, юристів, реклами чи вебдизайну.
• Канцтовари і витратні матеріали.
• Страхування, пов'язане з діяльністю.
• Внески autónomo.
• Професійне навчання, пов'язане з бізнесом.
• Витрати на персонал і внески до Seguridad Social за працівників.
• Ремонт і обслуговування робочого обладнання.

Внески, які сплачує сам підприємець до спеціального режиму для autónomos (RETA), входять до витрат діяльності, з урахуванням можливих коригувань після перерахунку внесків.

Витрати, з якими варто бути обережними

Найбільше запитань зазвичай викликають автомобіль, пальне, мобільний телефон, харчування, поїздки та витрати на житло, яке частково використовується як офіс.

У таких випадках Hacienda (податкова служба Іспанії) може вимагати чітко довести зв'язок між витратою і діяльністю. Недостатньо сказати, що авто чи телефон використовуються для роботи: важливо зберігати рахунки, договори, записи в календарі, підтвердження поїздок і будь-які документи, що доводять професійне використання.

Також окремо слід перевіряти правила IVA (іспанського ПДВ) і IRPF (податку на доходи), бо одна й та сама витрата може по-різному враховуватися для кожного податку.

Найпоширеніша помилка — враховувати витрати без документів

Одна з найчастіших помилок — включати всі платежі з бізнес-рахунку, не перевіривши, чи можна їх урахувати. Змішування особистих і робочих витрат під час перевірки може призвести до донарахувань, пені чи штрафів.

Найкраще рішення — регулярно переглядати документи і не чекати кінця кварталу.

Допоможемо перевірити ваші витрати

У Lexum Asesores ми розглядаємо кожну витрату з огляду на вашу діяльність і допомагаємо підтримувати впорядкований та добре підтверджений облік.

Маєте запитання щодо рахунків, пального, автомобіля, добових чи офісних витрат? Зверніться до нашої податкової асесорії в Торрев'єсі, і ми перевіримо вашу ситуацію до подання декларацій.