Mitarbeiter richtig einstellen und arbeitsrechtliche Fehler vermeiden

Personal einzustellen ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Schritt. Damit gehen arbeitsrechtliche, lohnbezogene und sozialversicherungsrechtliche Pflichten einher, die vom ersten Tag an korrekt erfüllt werden müssen.

Ein Fehler bei der Vertragsart, der Arbeitszeit oder dem Gehalt kann zu Beitragsdifferenzen, Forderungen des Mitarbeiters oder Sanktionen führen.

Die richtige Vertragsart wählen

Nach spanischem Arbeitsrecht gilt ein Arbeitsvertrag grundsätzlich als unbefristet geschlossen. Eine Befristung ist nur bei Vorliegen eines gesetzlichen Grundes zulässig, vor allem aus betrieblichen Gründen oder zur Vertretung eines Mitarbeiters.

Es reicht daher nicht aus, einen Vertrag zu befristen, weil das Unternehmen den Mitarbeiter „ausprobieren“ möchte. Es muss ein tatsächlicher, konkreter und ausreichend begründeter Anlass vorliegen.

Daneben können Ausbildungsverträge genutzt werden, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind, sowie Verträge als fijo discontinuo (unbefristet mit Unterbrechungen) für saisonale oder wiederkehrende Tätigkeiten.

Den Tarifvertrag prüfen

Bevor der Vertrag aufgesetzt wird, muss der anwendbare Tarifvertrag (convenio colectivo) ermittelt werden. Er kann unter anderem regeln:

• Mindestlohn je Berufsgruppe.
• Maximale Jahresarbeitszeit.
• Probezeit.
• Gehaltszulagen.
• Urlaub.
• Sonderzahlungen.
• Pausen und Arbeitszeiten.
• Kündigungsfristen und Disziplinarordnung.

Das Gehalt sollte nicht allein nach Wochenstunden berechnet werden. Zu prüfen sind auch die Berufsgruppe, die Gehaltstabellen, die Sonderzahlungen und die verpflichtenden Zulagen.

Anmeldung vor Arbeitsbeginn

Der Mitarbeiter muss vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn bei der Seguridad Social (spanische Sozialversicherung) angemeldet sein. Außerdem braucht das Unternehmen eine Beitragskontonummer, und Arbeitsstätte, Tätigkeit und Vertragsbedingungen müssen korrekt erfasst sein.

Der Vertrag ist den zuständigen Stellen zu melden, und das Unternehmen muss monatlich die Lohnabrechnung, die Sozialversicherungsbeiträge und die Einbehalte der IRPF (spanische Einkommensteuer) erstellen.

Arbeitszeit und Zeiterfassung

Die im Vertrag vereinbarte Arbeitszeit muss der tatsächlich geleisteten entsprechen. Bei Teilzeitverträgen ist es besonders wichtig, die regulären Stunden und gegebenenfalls die zusätzlichen Stunden (horas complementarias) korrekt festzuhalten.

Das Unternehmen muss die Arbeitszeit erfassen und die vorgeschriebenen Aufzeichnungen aufbewahren. Die tatsächlichen Arbeitszeiten sollten nicht systematisch von den Angaben im Vertrag abweichen.

Arbeitsschutz

Auch ein kleines Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter muss sich um den Arbeitsschutz kümmern. Je nach Tätigkeit sind eine Gefährdungsbeurteilung, die Bereitstellung von Informationen und Schutzausrüstung, Unterweisungen und gegebenenfalls arbeitsmedizinische Vorsorge erforderlich.

Keine Einstellung aufs Geratewohl

Einen Mitarbeiter anzumelden heißt nicht nur, der Seguridad Social ein paar Daten mitzuteilen. Vorher müssen Tarifvertrag, Berufsgruppe, Gehalt, Arbeitszeit, Vertragsart und mögliche Beitragsvergünstigungen geprüft werden.

Bei Lexum Asesores kümmern wir uns für Unternehmen und Autónomos (in Spanien selbstständig Tätige) um Verträge, Anmeldungen, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge und arbeitsrechtliche Pflichten.

Kontaktieren Sie unsere arbeitsrechtliche Beratung in Torrevieja, bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen – wir helfen Ihnen, die Einstellung vom ersten Tag an korrekt abzuwickeln.