Какие расходы может вычесть autónomo, а какие грозят проблемами с Hacienda?

У autónomo (индивидуального предпринимателя, зарегистрированного в соцстрахе Испании) много расходов: телефон, автомобиль, материалы, аренда, программы, поездки… Однако если вы за что-то заплатили по работе, это ещё не значит, что расход автоматически можно вычесть.

Чтобы расход можно было учесть для налогов, он должен быть связан с экономической деятельностью, правильно отражён в бухгалтерии или обязательных книгах учёта, отнесён к нужному периоду и надлежащим образом подтверждён.

Основные условия для вычета расхода

Как правило, расход должен отвечать трём условиям:

• Быть связанным с профессиональной или предпринимательской деятельностью.
• Иметь полный счёт (factura) на имя autónomo.
• Быть правильно учтённым или зарегистрированным.

Кассовый чек или банковское подтверждение может доказать, что платёж был, но не всегда заменяет полный счёт. Поэтому лучше просить у поставщиков счёт и проверять, что в нём есть имя или название компании, NIF, дата, описание, налоговая база и налоги.

Обычные расходы, которые можно вычесть

В зависимости от деятельности можно вычесть, например:

• Аренду офиса, кабинета, помещения или склада.
• Коммунальные услуги помещения.
• Программы и цифровые инструменты.
• Услуги асесории, юристов, рекламы или веб-дизайна.
• Канцелярию и расходные материалы.
• Страховки, связанные с деятельностью.
• Взносы autónomo.
• Профессиональное обучение, связанное с бизнесом.
• Расходы на персонал и взносы в Seguridad Social (систему социального страхования) за работников.
• Ремонт и обслуживание рабочего оборудования.

Взносы, которые владелец платит в Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA, специальный режим соцстраха для autónomo), относятся к расходам деятельности — с учётом возможных корректировок при пересчёте взносов.

Расходы, требующие особой осторожности

Больше всего вопросов обычно вызывают автомобиль, топливо, мобильный телефон, питание, поездки и расходы на жильё, которое частично используется как офис.

В таких случаях Hacienda (налоговая служба Испании) может потребовать чётко доказать связь расхода с деятельностью. Недостаточно сказать, что автомобиль или телефон используются для работы: важно хранить счета, договоры, ежедневники, подтверждения поездок и любые документы, подтверждающие профессиональное использование.

Также нужно отдельно проверять правила IVA (испанского НДС) и IRPF (подоходного налога): в каждом налоге один и тот же расход может учитываться по-разному.

Самая частая ошибка — вычет без документов

Одна из самых распространённых ошибок — включать все платежи со счёта бизнеса, не проверив заранее, можно ли их вычесть. Если смешивать личные и рабочие расходы, при проверке это может привести к доначислениям, процентам или штрафам.

Лучшее решение — регулярно проверять документы, а не ждать конца квартала.

Поможем проверить ваши расходы

В Lexum Asesores мы разбираем каждый расход с учётом вашей деятельности и помогаем вести упорядоченную и правильно подтверждённую бухгалтерию.

Есть вопросы о счетах, топливе, автомобиле, расходах на питание в поездках или на офис? Обратитесь в нашу налоговую асесорию в Торревьехе, и мы проверим вашу ситуацию до подачи налоговых деклараций.